SAP : Mencari User yang bisa merelease PR

Sebelum sebuah Purchase Requisition (PR) di proses menjadi Purchase Order (PO) oleh Buyer, terlebih dahulu harus melewati proses Release / Persetujuan. yang biasanya di lakukan oleh manager/atasan masing-masing departement.

Mengenai siapa yang berhak merelease suatu PR. ini tergantung pada setting di tiap-tiap SAP dan kebijakan dari perusahaan. sehingga kerap kita lupa dan ingin mengetahui user siapa yang bisa merelease PR tersebut.

dalam merelease suatu PR perlu kita ketahui ada kode-kode yang menghubungkan antara user dan Release PR tersebut. dinamakan Release Code. misalkan CR berarti kode untuk jabatan CRO. atau M1 kode untuk jabatan Senior Manager , dll. kode-kode ini dapat kita lihat di Tab Release di Pruchase Requisition.

Satu PR bisa ada 1,2 atau lebih Release Code. ini berarti satu PR perlu di release oleh lebih dari satu user. tiap-tiap Release Code satu user yang merelease.

Berikut adalah cara agar kita mengetahui siapa yang memiliki/berhak untuk merelease PR dengan Release Code tersebut.

SAP : Query Trace

Query Trace di gunakan untuk melihat query apa saja yang di gunakan ketika melakukan sebuah transaksi. Dengan cara ini kita bisa mengetahui table apa saja yang di gunakan untuk menampilkan sebuah data atau melakukan transaksi.

Cara menggunakan Query Trace adalah sbb :

·         Gunakan TCODE : ST05

·         Centang SQL Trace dan klik tombol Activate Trace

SAP : Setting History STAD

Kelemahan dari TCODE STAD adalah history yang tersimpan hanya sampai 48 jam. Jadi untuk aktifitas sebelum 48 jam yang lalu tidak bisa di tampilkan di sini. Kita bisa merubah ketentuan berapa lama aktifitas yang tersimpan. Caranya sebagai berikut

·         Gunakan TCODE : ST03N

SAP : User Activity

Sering kali saya sebagai konsultan SAP di minta untuk mengecek aktifitas dari user tertentu. Entah itu karena kesalahan edit transaksi ataupun karena yang lain.

karena satu user di pakai oleh banyak orang, dan ketika ada masalah, sering kali mereka melempar kesalahan. Mengaku tidak tahu menahu masalah itu, merasa tidak mengedit transaksi tersebut, bla..bla.. bla…. Banyak lah alasannya… hehe… :D

Untuk melihat aktifitas satu dari user tertentu. kita bisa menggunakan beberapa cara. Di sini saya contohkan satu cara saja :D

·         Gunakan TCODE : STAD
Di halaman pertama, masukkan beberapa kriteria yang ingin di tampilkan

·         Keterangan Field :

SAP : Lock / Unlock Transaksi

Saat kita melakukan sebuah transaksi update data. baik itu update Purchase Requisition, Notification, Maintenance Order ataupun yang lainnnya. SAP secara otomatis akan mengunci (Lock) Transaksi tersebut. agar user lain tidak bisa ikut-ikut merubah Transaksi yang sedang kita rubah.

Terkadang, di karenakan komputer lagi trouble, mati listrik atau apapun. user tidak sempat untuk melogout padahal user lagi mengedit transaksi di SAP. ini bisa mengakibatkan Transaksi tersebut masih terlock dan tidak bisa di edit lagi.

Agar kita bisa mengedit transaksi tersebut kita perlu melakukan Unlock untuk Transaksi Tersebut. berikut step by step untuk membuka Transaksi yang terkunci.

• Gunakan TCODE : SM12
• Pada halaman awal akan di minta untuk memasukkan user atau table dari transaksi yang terkunci. untuk contoh berikut saya cukup masukkan username nya saja.